Comunicación interna se entiende generalmente por toda la información compartida dentro de una empresa por necesidades de la misma. El término es frecuentemente más utilizado para referirse a una persona o departamento responsable de la comunicación con los empleados.

Su trabajo es informar a los empleados, mantenerse en contacto con ellos, y mantenerlos informados sobre los objetivos y la estrategia de la empresa. En organizaciones grandes, la necesidad de un departamento separado para comunicaciones internas es obvia. En empresas más pequeñas, esta tarea usualmente es realizada por los directivos o por el departamento de recursos humanos.

En pocas palabras, colaborar online significa ser capaz de completer todos los procesos de trabajo de la misma manera en la que sería posible físicamente. Solo digitalmente. Esta incluye:

Cada uno se comunica de forma diferente. Algunos empleados solo envian emails, mientras que otros prefieren mantener reuniones. A veces es una preferencia personal, o a veces puede depender de qué hay disponible internamente.

Las diferencias generacionales también influyen. Una estrategia de comunicación interna effectiva debe usar varios canales. Pero antes de perder tu tiempo enviando emails que nadie leerá, ten claro que conoces a tu audiencia.

Esta fase de descubrimiento puede ser informal, a través de conversaciones con los compañeros. O puede implicar un proceso más estructurado para tener datos de apoyo.

Las mejores estrategias de comunicación internas proporcionar una buena combinación de contenido que se distribuye entre múltiples canales.

Aunque algunas soluciones integrales populares combinan el mayor número posible de las funciones mencionadas, hay diferentes enfoques. A veces, un proveedor no es suficiente para apoyar digitalmente todo el trabajo del equipo.

Las soluciones de software colaborativo son, por tanto, tan diversas como las necesidades de las propias empresas medianas.

Entre las soluciones, se pueden encontrar los siguientes tipos de herramientas:

	Software de gestión de proyectos para para planificación y distribución de tareas y plazos (p.ej. Asana, monday.com, Trello o Zenkit)
	Capacidad para subir, compartir y colaborar en documentos
	Asignación de tareas y funciones
	Posibilidad de uso via smartphone a través de aplicación móvil
	Herramientas de comunicación para chats de voz grupales, mensajes de texto y videoconferencias (p.ej. Zoom, Discord, Google Hangouts o Slack – lee más en nuestro blog)

Sin una herramienta que cree el marco técnico para ello, es factible, pero no muy divertido. Los constantes saltos entre diferentes aplicaciones hacen prácticamente imposible la eficiencia y la productividad en el trabajo.

Después de todo, una buena colaboración online también significa ser capaz de controlarlo todo desde un lugar. Si tienes que entrar en un programa de correo electrónico para crear una cita o buscar un documento en estructuras de carpetas sepultadas, estás desperdiciando un valioso tiempo que podría llenarse con tareas más productivas. Por ello, utilizar una herramienta que estructure la colaboración online tiene una serie de beneficios:

• Minimiza los saltos entre las diferentes aplicaciones del sistema.
• Una herramienta brinda una estructura a la comunicación y el intercambio de datos.
• Todo en un lugar: una herramienta crea un lugar central para la comunicación y, por tanto, fomenta la productividad.
• También nos mantiene en contacto con nuestros compañeros a nivel personal.
• Trabaja en cualquier momento desde cualquier dispositivo – una sola herramienta permite trabajar independientemente de la ubicación sin perder productividad.
• Los datos que no se almacenan físicamente no se pueden perder.
• Busca menos, encuentra más: toda la información está siempre agrupada en un lugar durante la jornada.

Una herramienta colaborativa que está pensada para ser el único o más importante software para cubrir las diversas necesidades del equipo, deberá contar con algunas características clave.

Sin embargo, un exceso de compejidad puede retrasar innecesariamente el flujo de trabajo y la familiarización. Por lo tanto, se aplica lo siguiente:

En el mejor caso, la herramienta ofrece principalmente las funciones que realmente   quieres usar. Por lo tanto tiene sentido considerar en un primer lugar y con todo el   equipo las necesidades que seguramente se esperan y las que podrían sumarse.

	Asignación de tareas y funciones
	Discusión de proyectos y tareas individuales
	Notificaciones para eventos específicos, actividades y chats
	Posibilidad de uso via smartphone a través de aplicación móvil
	Capacidad para subir, compartir y colaborar en documentos
	Visualización de procesos
	Notificaciones para eventos específicos, actividades y chats
	Definición de indicadores claves de desempeño e hitos
	Integración de otras herramientas utilizadas

Las videoconferencias son las solución más eficiente para la colaboración online en el trabajo desde casa. ¿Pero qué proveedores hay?

• Microsoft Teams
  • Colaboración digital en videoconferencias con hasta 250 participantes y eventos online con hasta 10.000 asistentes. Además de videoconferencias, Teams ofrece amplias funciones de colaboración virtual, incluyendo la integración con Office 365.

• Cisco Webex Meetings
  • Via Webex Meetings puedes realizar videoconferencia, telefonía IP, mensajería instantánea, además de compartir pantalla. Los productos y servicios son proporcionados como "Software as a Service" por Cisco Collaboration. Para realizar una videoconferencia, el anfitrión deberá estar registrado en el servicio.

• Skype
  • En Skype puedes mantener videoconferencias además de chat de video normal. Hasta 50 personas pueden participar en una videollamada grupal gratuita - via PC, tablet o smartphone.

• Zoom
  • En Zoom, hasta 100 participantes pueden unirse a una videoconferencia en la versión gratuita. El truco es que la duración de estas sesiones con tres o más personas está limitado a 40 minutos. Si quieres extender este tiempo, es necesario adquirir su version de pago. Esta tiene un coste de 13,99 euros por mes y moderador.

• GoToMeeting
  • GoToMeeting también es un paquete de software reuniones online y videoconferencias. Además, es posible compartir escritorio via GoToMeeting. El software está disponible para ordenador, y también cuenta con una app para smartphones y tablets.

• Jitsi
  • Jitsi es una herramienta gratuita de código abierto y compatible con RTC en la web. Jitsi está disponible para Slack, RocketChat o Matrix, por ejemplo, y es fácil de integrar. Puedes crear una reunión desde el propio operador via Jitsi-Meet sin necesidad de crear una cuenta. Tras ello, puedes invitar fácilmente a participantes adicionales compartiendo una URL.

• BigBlueButton
  • BigBlueButton es un Sistema de audio y videoconferencia para formación, seminarios online y reunions de equipo. La herramienta puede usarse flexiblemente por universidades y escuelas como una clase virtual. La razón es obvia: BigBlueButton fue desarrollado específicamente como una solución de videoconferencia de código abierto para aprendizaje online.

Muchas actividades se basan en trabajar en documentos. Para ser capaz de trabajar en ellos con compañeros al mismo tiempo sin enviarlos una y otra vez en diferentes versiones, las siguientes soluciones, entre otras, son adecuadas:

Google Drive

Es un servicio de almacenamiento de archivos proporcionado por Google. Permite a los usuarios almacenar, compartir y editar documentos en la nube. Un total de 15 GB de almacenamiento están disponible para los usuarios sin coste alguno. En caso de necesitar mayor capacidad, el servicio tendrá un coste mensual.

Microsoft OneDrive

Anteriormente Microsoft SkyDrive, es un servicio de almacenamiento de Microsoft que permite a los usuarios almacenar sus datos, sincronizarlos con otros dispositivos y compartirlos con otras personas. El paquete básico de OneDrive con 5 GB de almacenamiento es gratuito, y para mayores volúmenes habrá que pagar una cuota mensual.

	Comunicación interna se entiende generalmente por toda la información compartida dentro de una empresa por necesidades de la misma. El término es frecuentemente más utilizado para referirse a una persona o departamento responsable de la comunicación con los empleados.
	Las mejores estrategias de comunicación interna proporcionan una buena combinación de contenido distribuido entre múltiples canales.
	Una buena colaboración online significa ser capaz de controlarlo todo desde un lugar. Si tienes que entrar en un programa de correo electrónico para crear una cita o buscar un documento en estructuras de carpetas sepultadas, estás desperdiciando un valioso tiempo que podría llenarse con tareas más productivas.

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