Als interne Kommunikation werden im Allgemeinen alle Informationen bezeichnet, die innerhalb eines Unternehmens für geschäftliche Zwecke ausgetauscht werden. Am häufigsten wird der Begriff für eine Person oder Abteilung verwendet, die für die Mitarbeiterkommunikation zuständig ist.

Ihre Aufgabe ist es, die Mitarbeiter zu informieren, mit ihnen in Kontakt zu bleiben und sie über die Ziele und die Strategie des Unternehmens auf dem Laufenden zu halten. In großen Unternehmen ist der Bedarf an einer eigenen Abteilung für interne Kommunikation offensichtlich. In kleineren Unternehmen wird diese Aufgabe häufig von den Führungskräften oder der Personalabteilung übernommen.

Vereinfacht gesagt, bedeutet Online-Zusammenarbeit, dass man alle Arbeitsprozesse so erledigen kann, wie es auch vor Ort möglich wäre. Nur eben digital. Dies umfasst:

Jeder kommuniziert anders. Manche Mitarbeiter verschicken nur E-Mails, während andere lieber Meetings durchführen. Oft ist es eine persönliche Entscheidung, oder es hängt davon ab, was intern zur Verfügung steht.

Auch Generationsunterschiede spielen eine Rolle. Eine effektive interne Kommunikationsstrategie muss einige Kanäle nutzen. Bevor man jedoch Zeit mit dem Versenden von E-Mails verschwendet, die niemand lesen wird, sollte man sicherstellen, dass man seine Zielgruppe kennt.

Diese Kennenlernphase kann informell sein, durch Gespräche mit Kollegen. Alternativ kann sie auch einen strukturierteren Prozess beinhalten, um entsprechende Informationen zu erhalten.

Die optimalen internen Kommunikationsstrategien umfassen eine gute Mischung von Inhalten, die über mehrere Vertriebskanäle verteilt werden.

Obwohl einige beliebte Standardlösungen möglichst viele der genannten Funktionen vereinen, gibt es unterschiedliche Schwerpunkte. Oft reicht ein Anbieter nicht aus, um die Arbeit des gesamten Teams digital zu unterstützen.

Die Lösungen für die Zusammenarbeit sind daher so vielfältig wie die Erfordernisse der mittelständischen Unternehmen selbst.

Unter den verschiedenen Lösungsmöglichkeiten sind die folgenden zu finden:

	Projektmanagementsoftware für die Planung und Verteilung von Aufgaben und Terminen (z. B. Asana, monday.com, Trello oder Zenkit)
	Upload, Sharing und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten
	Aufgaben- und Rollenverteilung
	Nutzung über Smartphone durch App
	Kommunikationstools für Gruppen-Sprachchats, Textnachrichten und Videokonferenzen (z. B. Zoom, Discord, Google Hangouts oder Sclack)

Ohne ein Tool, das den technischen Rahmen dafür schafft, ist das zwar machbar, macht aber wenig Spaß. Das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten macht effizientes und produktives Arbeiten praktisch unmöglich.

Schließlich bedeutet erfolgreiche Online-Zusammenarbeit auch, alles von einem einzigen Ort aus steuern zu können. Wenn man immer wieder in ein E-Mail-Tool wechseln muss, um einen Termin anzulegen oder ein Dokument in unübersichtlichen Ordnerstrukturen zu suchen, verschwendet man wertvolle Zeit, die man mit produktiveren Aufgaben füllen könnte. 

Der Einsatz eines Tools, das die Online-Zusammenarbeit strukturiert, hat also eine Vielzahl von Vorteilen:

Ein Kollaborationstool, das die wichtigste oder sogar die einzige Software sein soll, die die verschiedenen Ansprüche des Teams abdeckt, muss einige Kernfunktionen aufweisen.

Zu viel Komplexität kann jedoch den Arbeitsablauf und die Einarbeitung unnötig verzögern. Daher gilt Folgendes:

Im besten Fall bietet das Tool vor allem die Funktionen, die man wirklich nutzen will. Es   ist daher sinnvoll, frühzeitig und mit dem gesamten Team zu überlegen, welche   Bedürfnisse sicher zu erwarten sind und was eventuell noch dazukommen könnte.

	Aufgaben- und Rollenverteilung
	Besprechung der einzelnen Projekte und Aufgaben
	Benachrichtigungen für bestimmte Termine, Tätigkeiten und Chats
	Nutzung über Smartphone durch App
	Upload, Sharing und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten
	Prozessvisualisierung
	Benachrichtigungen für bestimmte Termine, Tätigkeiten und Chats
	Definition von KPIs und Meilensteinen
	Integration anderer verwendeter Tools

Videokonferenzen sind die Lösung für eine effiziente Online-Zusammenarbeit im Home Office. Aber welche Anbieter gibt es?

• Microsoft Teams
  • Digitale Zusammenarbeit in Online- und Videokonferenzen mit bis zu 250 Teilnehmern und Online-Events mit bis zu 10.000 Teilnehmern. Neben Videokonferenzen bietet Teams umfangreiche Funktionen für die virtuelle Zusammenarbeit, darunter die Integration von Office 365.

• Cisco Webex Meetings
  • Über Webex Meetings lassen sich Videokonferenzen, IP-Telefonie, Instant Messaging sowie Screen Sharing realisieren. Die Produkte und Dienste werden als "Software as a Service" von Cisco Collaboration bereitgestellt. Eine Videokonferenz funktioniert in Webex Meetings wie folgt: Der sogenannte Host muss bei dem Dienst registriert sein.

Viele Tätigkeiten hängen mit der Arbeit an Dokumenten zusammen. Um sie mit Kollegen gleichzeitig bearbeiten zu können, ohne sie in verschiedenen Versionen hin- und herzuschicken, eignen sich u.a. die folgenden Lösungen:

Google Drive

- ist ein Dateihosting-Dienst, der von der Firma Google LLC angeboten wird. Er ermöglicht es den Nutzern, Dokumente in der Cloud zu speichern, Dateien zu teilen und Dokumente gemeinsam zu bearbeiten. Insgesamt 15 GB Datenspeicher stehen den Nutzern hier kostenlos zur Verfügung. Wird mehr Datenspeicher benötigt, fallen entsprechende monatliche Kosten an.

Microsoft OneDrive

- ehemals Microsoft SkyDrive, ist ein Filehosting-Dienst von Microsoft, mit dem Nutzer ihre Daten speichern, mit anderen Geräten synchronisieren und mit anderen Personen teilen können. Das OneDrive-Basispaket mit 5 GB Datenvolumen ist kostenlos, höhere Volumina sind mit entsprechenden monatlichen Gebühren verbunden.

	Interne Kommunikation bedeutet im Allgemeinen alle Informationen, die innerhalb eines Unternehmens für geschäftliche Zwecke ausgetauscht werden. Der Begriff wird häufiger verwendet, um sich auf eine Person oder Abteilung zu beziehen, die für die Mitarbeiterkommunikation zuständig ist.
	Die optimalen internen Kommunikationsstrategien bieten eine gute Mischung von Inhalten, die über mehrere Kommunikationswege verteilt werden.
	Erfolgreiche Online-Zusammenarbeit bedeutet alles von einem einzigen Ort aus steuern zu können. Wenn man immer wieder in ein E-Mail-Tool wechseln muss, um einen Termin anzulegen oder ein Dokument in unübersichtlichen Ordnerstrukturen zu suchen, verschwendet man wertvolle Zeit, die mit produktiveren Aufgaben gefüllt werden könnte.

Video: